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Drei Monate Bullet Journal

Ein erster Rückblick auf mein Projekt, mich nur noch im Bullet Journal zu organisieren und wie ich es für mich adaptiert habe.

Ende Februar traf mich der To-do-App-Blues ganz extrem und ich hatte den dringenden Wunsch etwas zu ändern. Wer mich kennt, weiß, dass ich mich seit Jahren, in einem Loop zwischen Todoist, Things, Trello, Meistertask und der reflexartigen Reaktion eines Software-Entwicklers „Ich baue mir dann halt was Eigenes.“ befinde. Produktiver hat es mich nicht gemacht, lediglich meine Fähigkeiten und Werkzeuge gestählt, um binnen kürzester Zeit von A nach B zu wechseln.

Eine Sache hatte ich bis dato noch nicht ausprobiert – das Bullet Journal. Wenn man danach im Internet sucht, findet man entweder Leute, die völlig euphorisch, davon berichten, wie produktiv man damit ist, oder man findet Leute, die dokumentieren, mit wie viel Aufwand man so ein Bullet Journal grafisch ansprechend gestalten kann. Beides hatte mich bisher eher abgeschreckt, auch wenn ich die Grundidee der Methode immer sehr spannend fand.

Zeiten großer Frustration sind, auch immer Zeiten für Veränderungen. Also habe ich kurz entschlossen nochmals einen Blick in die aktuelle To-do-App geworfen, gesehen, dass nichts Wertvolles zu retten war, das im Zweifel nicht wieder seinen Weg zu mir findet und das Ding auf allen Geräten deinstalliert.

Nach fast drei Monaten mit dem Bullet Journal ist ein guter Zeitpunkt, um die Entscheidung zu reflektieren.

Die Einrichtung

Bei der Einrichtung habe ich all den fancy Kram, den man so auf Instagram und Pinterest sehen kann, weggelassen und mich bis auf zwei Punkte auf die reine Lehre der Methode verlassen. Genau wie in der Softwareentwicklung gilt auch beim Probieren von Methoden – Premature Optimization bringt nichts.

In meinem Bullet Journal gibt es die folgenden Abschnitte.

  • Der Index ist das Inhaltsverzeichnis des Bullet Journals. Er verweist bei mir auf die Seiten des Future-Logs, der Monats-Logs, der Wochen-Logs, Besprechungsprotokolle und jegliche andere größere Notizen. Der Index ist bei mir komplett chronologisch geordnet. (4 Seiten)
  • Die (optionale) Thread-Seite ist die Tag-Cloud des Bullet Journals. Hier habe ich im Geiste von GTD eine Liste der Projekte, an denen ich arbeite, eine Liste von Kundenkürzeln etc. Hinter jedem dieser Tags stehen wieder Seitennummern, sodass ich auch über diesen Kontext zu den richtigen Seiten springen kann. (4 Seiten)
  • Das Future-Log ist in der reinen Lehre auf 12 Monate ausgelegt und nimmt auf Basis der Monate Aufgaben und Events auf. Ich habe recht schnell gemerkt, dass bei der Menge meiner Notizen ich in ein normales Notizbuch maximal ein Quartal unterbringen werde. Daher ist mein Future-Log in einen Abschnitt fürs Quartal und drei Abschnitte für die Monate geteilt. Damit kann ich mir merken, was im Quartal erledigt werden und was in den Monaten passieren muss. (2 Seiten)
  • Das Monats-Log ist in zwei Bereiche geteilt. Links ist die Agenda mit einer Einteilung nach Tagen, in die man wichtige Events und Logs einträgt, die an einem Tag erledigt werden müssen. Initial mag dir eine Zeile zu wenig erscheinen, aber es geht darum dort die entscheidenden Tasks/Events des Tages zu merken. Rechts befindet sich dann eine leere Seite, die alles aufnimmt, was in diesem Monat passieren muss. (2 Seiten)
  • Das (optionale) Wochen-Log ist die Abbildung der Woche. Es gibt einen linken Bereich mit den einzelnen Tagen, in die man Tasks und Events einträgt, die an einem Tag stattfinden. Es gibt einen rechten Bereich, der die Tasks und Events aufnimmt, die in der Woche zu erledigen sind. Ich habe mir noch einen Bereich abgetrennt, in dem ich die Überträge in die kommende Woche schon mal sammeln kann.
  • Das Tages-Log ist der Bereich, in dem dann konkret „gearbeitet“ wird. Ich habe mir entgegen der reinen Lehre angewöhnt, immer auf einer leeren Seite zu starten. Der Effekt, mit einem leeren Blatt als Aufbruch in eine neue Mission zu starten, sollte man meiner Meinung nach nicht vernachlässigen.

Wichtig bei der Einrichtung ist, man baut das Ganze bis zum ersten Tages-Log auf und niemals komplett für einen Monat oder gar das Quartal. Du weißt nicht wie viel Platz du für einen Tag, eine Woche, einen Monat benötigst.

Ich musste bisher nur dreimal ein Notizbuch einrichten – einmal initial, einmal wegen der Katze und einmal weil das Erste voll war.

Mein Arbeitsablauf mit dem Journal

  1. Einrichtung von Index, Thread-Seite, Future-Log, Monats-Log, Wochen-Log und erstem Tages-Log.
  2. Eintragen der Informationen, Tasks und Events, die zu diesem Zeitpunkt schon vorliegen.
  3. Tages-Log am Vorabend mit Aufgaben füllen.
  4. Am Tag: Aufgaben abarbeiten, neue Notizen und Aufgaben mit Rapid Logging erfassen.
  5. Am Abend: Review des Tages – Tages-Log für den nächsten Tag anlegen, nicht erledigte Aufgaben bewerten und verwerfen, übertragen oder ins Monats- oder Wochen-Log zurückstellen. Notizen durchsehen, ob sich relevante neue Aufgaben daraus ergeben.
  6. Ende der Woche: Review der Woche – analog zum Tages-Review, aber auf Wochenebene.
  7. Ende des Monats: Review des Monats – analog zum Tages- und Wochen-Review, aber auf Monatsebene.
  8. Ende des Quartals: Journal abschließen und neues Journal anlegen.

Das Wichtigste dabei sind meiner Meinung nach die abendlichen Reviews. Du reflektierst über das Geleistete, du gewinnst Klarheit über das, was kommt und nach dem Review, ist wenigstens bei mir, jegliche Unsicherheit, was der kommende Tag bringt, wie weggewischt. Ich schlafe damit besser.

Bei der Arbeit mit dem Tages-Log sollte man auch nicht anfangen, vorab zu strukturieren oder Platz zu reservieren für Meeting-Notizen. Einfach von oben nach unten die Seiten füllen, konsequent Rapid-Logging nutzen und mitschreiben. Bei mir gibt es Tages-Logs mit einer Seite, aber es kommt auch vor, dass es acht Seiten werden, wenn ich einen Tag lang von Meeting zu Meeting „renne“.

Rapid Logging

Ich habe nun schon zweimal vom Rapid Logging gesprochen und meine Erklärung dazu, möchte ich mit einem Zitat von der offiziellen Bullet Journal Seite beginnen.

Note-taking and traditional journaling take time; the more complex the entry, the more effort is expended. The more effort expended, the more of a chore it becomes, the more likely you’ll underutilize or abandon your journal. Rapid Logging is the solution. Rapid Logging is the language in which the Bullet Journal®is written. It consists of four components: topics, page numbers, short sentences, and bullets.

bulletjournal.com

Der wesentliche Punkt ist, dass man möglichst einzeilige Einträge vornimmt, die man mit einem vorgestellten „Bullet“ klassifiziert und zur Not mit einem weiteren Zeichen hervorhebt. Wenn ihr die obige Legende aus meinem Bullet Journal anseht, dann gibt es nur drei Typen von Einträgen:

  • Informationen, gekennzeichnet durch einen Strich
  • Aufgaben, gekennzeichnet durch einen Punkt
  • Events, gekennzeichnet durch einen Kreis

Um diese drei Typen weiter hervorzuheben, gibt es drei weitere Auszeichnungen, die ich nutze:

  • Wichtig, gekennzeichnet durch das Sternchen, nutze ich nur bei Aufgaben, die wirklich wichtig sind und heute erledigt werden müssen.
  • Interessant, gekennzeichnet durch das Ausrufezeichen, nutze ich nur bei Notizen, die sich als wichtige Information im Rückblick erweisen.
  • Im Auge behalten, gekennzeichnet durch das Auge, nutze ich nur bei Notizen, die sich als wichtige Information im Rückblick erweisen und bei denen ich eine neue Aufgabe erstelle, um es aktiv zu verfolgen.
    • Diese Auszeichnung wird in Zukunft durch ein Fragezeichen ersetzt, da es häufiger vorkommt, dass ich offene Fragen markieren will, denn dass ich was beobachten möchte.

Abschließend gibt es noch 4 Workflowannotationen, die ich bei Aufgaben nutze:

  • Geplant, gekennzeichnet durch das <-Zeichen. Aufgaben, die ich ins Monats- oder Wochen-Log schiebe, bekommen dieses Zeichen anstelle des Punktes.
  • Weitergeschoben, gekennzeichnet durch das >-Zeichen. Aufgaben, die ich in den Folgetag übernehme, bekommen dieses Zeichen anstelle des Punktes.
  • Erledigt, gekennzeichnet durch das X. Aufgaben, die ich erledigt haben, bekommen dieses Zeichen anstelle des Punktes.
  • Verworfene/Uninteressante Aufgaben werden einfach komplett durchgestrichen.

Mit dieser Methode bin ich sehr effizient beim Erfassen von Notizen, neuen Aufgaben etc. pp.

Man muss aber auch immer im Hinterkopf behalten, man schreibt hier nicht den nächsten Roman oder den nächsten Post. Die Notizen müssen euch etwas sagen und eine Erinnerung wachrufen – entweder im Review oder an den folgenden Tagen, wenn ihr nochmals zurückblickt. Ich halte es für Unsinn, dass man das Wort Journal im Begriff Bullet Journal im Sinne eines Tagebuches interpretiert.

Den Effekt, den ich vielmehr dabei feststelle, ist, durch das Aufschreiben mit der Hand memoriere ich die Informationen viel besser und brauche manchmal nur ein Trigger-Wort in der Notiz, um die Information komplett wieder aufrufen zu können.

Ein weiterer Effekt ist, ich bin wesentlich aufmerksamer bei Meetings. Das Notizbuch liegt da, wo vorher die Tastatur lag. Jegliches „schnell mal eine E-Mail schreiben“, kurz in Teams antworten oder parallel im Netz suchen, hat sich damit erledigt. Das bedeutet mehr Wertschätzung für die anderen Teilnehmer und bessere Informationsaufnahme bei mir.

Wenn ihr mehr darüber wissen wollt, empfehle ich diesen Blogpost bei Journaling Diaries.

Anekdote: Bullet Journal + Katze + Kaffee = 💥

Aufgrund meiner Über-Mich-Seite könnte man den Eindruck gewinnen, dass die Kombination Katze und Bullet Journal eine Erfolgs-Story ist. Das ist sie so lange, bis eine weitere Komponente ins Spiel kommt – Kaffee. Ab dann hat man leider ein zerstörtes Bullet Journal vor sich und kann frisch durchstarten. Dieser Vorfall hat mich gelehrt, dass ich vom Füller auf Frixion Pilot Pens umsteigen sollte. Das Buch ist dann zwar immer noch hinüber, aber man kann es wenigstens noch lesen.

Nach 3 Monaten immer noch reine Lehre?

Nein! Es gibt Sachen, die haben sich bewährt. Es gibt Aspekte, die waren von vornherein Unsinn. Und es gibt die Punkte, die sich für mich als nicht umsetzbar erwiesen haben.

Fangen wir mit den Dingen an, die ich definitiv ich sein lasse oder schon sein gelassen habe:

  • Termine, die Jünger des Bullet Journals sagen, dass sie auch ihre Termine damit verwalten. Ich bin CTO in einem mittelständischen Software-Unternehmen. Die Anzahl der Termine, die ich selbst vereinbare oder hereinkommen, sind analog nicht sinnvoll verwaltbar. Besonders nicht in Zeiten, in denen an jedem Termin ein Link zu einem Video-Call hängt.
  • Der Index ist für mich völlig wertfrei. Ich habe ihn lückenlos gepflegt, aber niemals reingesehen. Es hat sich auch kein erhöhter Merkeffekt dadurch eingestellt.
  • Das Future-Log ist für mich ähnlich sinnlos wie der Index, nur mit dem Unterschied, dass ich dort nie was eingetragen habe. Termine stehen im Kalender und Projekte in der Projektliste.
  • Das Monats-Log hat für mich auch nicht funktioniert. Die Idee ist gut, aber eigentlich hat sie nur bei der Planung der ersten Woche eines Monats geholfen. Danach wandelte sie sich zu einer Resterampe für Aufgaben, die ich nicht geschafft und am Ende des Monats verworfen habe.
  • Die Wocheneinteilung des Wochen-Logs ist auch überflüssig für mich.

Die Aspekte, die bleiben werden, haben sich hingegen als pures Gold für meine Produktivität, einen erheblich niedrigeren Stress-Level und meinen Fokus erwiesen.

  • Mit der Hand schreiben. Ich bin ein Mensch, der sich immer sehr auf sein Gedächtnis verlassen konnte und will. Den Effekt, wie gut wir Sachen erinnern, die wir handschriftlich erfassen, vernachlässigen viele. Wir verlassen uns auf Notiz-Apps, Todo-Listen-Apps, Kanbanboards, Ticket-Systeme und preisen die tollen Suchfunktionen. Nach drei Monaten kann ich für mich festhalten, die Sachen, die ich aufschreibe, muss ich nicht mehr nachschlagen.
  • Das tägliche Review und die Liste für den nächsten Tag. Der Rückblick auf einen erfolgreichen Tag und die Klarheit über den kommenden Tag, verschafft mir eine Ruhe und Gelassenheit, die ich lange vermisst habe. Es gibt mir dieses Gefühl, Herr der Lage zu sein. Leo Babauta hat das mal als Mind Like Water beschrieben, in Anlehnung an die Definition von David Allen.
  • Rapid-Logging ist perfekt für mich. Eine simple Syntax kombiniert mit der Erkenntnis, dass es nur dazu dient Erinnerungen zu vertiefen oder zu triggern, ist ein Gamechanger für mich.
  • Die Thread-Seite ist für mich die perfekte Lösung, um durch das Notizbuch navigieren zu können.
  • Das Wochen-Log ist großartig bei der Wochen-Review und der Planung der kommenden Woche. Ich trage dort alles ein, dass ich später in der Woche erledigen möchte. Keine To-do-App hat bisher dafür eine sinnvolle Lösung geboten.
  • Das Tages-Log als die zentrale Stelle für Aufgaben, Notizen und Erinnerungen. Dazu muss ich in den folgenden Absätzen noch bisschen ausholen.

Das Tages-Log als Dreh- und Angelpunkt

Initial schrieb ich, dass ich in das Abenteuer gestartet bin, weil ich den To-do-App-Blues erlebte.

Und nach den 3 Monaten konsequenter Nutzung des Bullet Journals weiß ich auch warum. Sorry, hier kommt nun keine tiefgreifende Erkenntnis, sondern das Eingeständnis des Offensichtlichen.

Wir alle haben mehr als eine Quelle für Aufgaben: E-Mail, Kanbanboards, Ticketsysteme, To-do-Apps etc. All diese Systeme sind technisch auf beliebig vielen Inhalt, Doom-Scrolling und Notifikationen ausgelegt. Es gibt kein Ende dabei. Meiner Meinung nach sind es auch keine Werkzeuge für eine Tagesplanung, sondern lediglich Werkzeuge zur Verwaltung von Halden in unterschiedlichen Geschmacksrichtungen.

Hier greift für mich nun die wunderbare Begrenztheit eines DIN-A5-Blattes in einem analogen Notizbuch.

Wenn ich die Liste für den nächsten Tag schreibe, dann picke ich mir aus den übrig gebliebenen Sachen des Vortags, dem Wochen-Log und aus den unterschiedlichen Halden das raus, was mir immer noch wichtig und am wirkungsvollsten für meine Ziele erscheint. (Na ja, und ein wenig dringendes auch. 😀)

Damit beginne ich dann die Liste zu füllen. Wenn ich die erste halbe Seite vollgeschrieben habe, baut sich langsam ein ungutes Gefühl auf, dass mich dazu bringt nochmals zu filtern. Meist lande ich für den kommenden Tag bei einer halben bis 2/3 Seite. Zwei bis drei Punkte sind in der Regel als wichtig markiert – ganz klassisch im Sinne von MITs, wie sie Josh Kaufmann beschrieben hat.

Diese Limitierung sorgt bei mir dafür, dass ich mich nicht mehr übernehme und mit einem Paket in den Tag starte, bei dem ich weiß, dass ich es auch schaffen kann. Auf der Seite steht nur das, was ich auch willentlich dorthin aufgenommen habe. Ich verschwende keine Zeit damit, zu versuchen, die Halden doch noch ein wenig anders zu sortieren, damit es doch noch alles klappt, was der Automat mir vor die Füße geworfen hat.

Tagsüber arbeite ich nur mit diesem Tages-Log. Ich arbeite ab, was ich geplant habe, ich protokolliere, was ich erinnern möchte und nehme das auf, was an Aufgaben abseits der technischen Systeme reinkommt.

Am Ende des Tages gehe ich in der Review das aktuelle Log nochmals durch. Übertrage alles in den kommenden Tag, was ich übertragen möchte. Stelle Punkte ins Wochen-Log zurück. Oder fülle die Halden mit Terminen, Tickets, Karten etc.

Mein aktuelles Layout

Es gibt nur noch eine Doppelseite für die Tag-Cloud für Projekte und Kunden. Das Wochen-Log ist auf eine Seite geschrumpft. Und Tages-Log startet wie gehabt auf einer neuen Seite.

Fazit

Als Terminkalender oder zur Langfristplanung ist das Bullet-Journal für mich ungeeignet, da ich schon zu viele externe Quellen habe, die unveränderlich sind. Aber als System für Notizen, für die Tagesplanung und die tägliche Fokussierung ist es für mich pures Gold.

Daher werde ich mit den elektronischen Systemen als Halden weiterleben, wie bisher auch, aber noch konsequenter jegliche Notifikation abstellen. Meine tägliche To-do-Liste findet ausschließlich analog statt. Notizen finden ausschließlich analog statt. Etwaige Protokolle werden im Rahmen des täglichen Reviews erstellt. Elektronische Notizen nutze ich nur noch zum Aufheben von Informationen, Anleitungen usw.

Die bewusste Duplizierung von digitalen Quellen zum analogen Medium kann ich jedem nur wärmstens empfehlen. Handschriftliche Notizen helfen beim Merken und Verdichten. Limits helfen beim Fokussieren. Die analoge Welt schützt vor Notifikationen.

Exkurs: Welche Halden darf ich nutzen?

  • JIRA als Ticket-System auf der Arbeit
  • E-Mail, Teams-Chats …
  • Todoist für gemeinsame To-do-Listen und einfache Kanban-Boards
  • Github Issue Tracker bei Open-Source-Projekten
  • Verschiedenste offene-Punkte-Listen in Projekten – Ja, diese Ungetüme in Excel und Word sind einfach nicht tot zubekommen.

Exkurs: Material